Analizaremos su red de puntos y propondremos una arquitectura
Equipos, flujos de entrega, pagos e intercambio con el sistema contable, en un esquema y antes de empezar el desarrollo.
Sistemas de autoservicio
Software para taquillas de paquetería, vending y micromercados
Software para el comercio sin personal y la entrega automatizada de mercancía a través de casillas de taquillas, máquinas expendedoras y estanterías de micromercados. A continuación: los módulos del sistema, los procesos que cubre y sus conexiones con tiendas en línea, servicios de entrega, CRM, ERP y sistemas de almacén.
Qué es el software
para el comercio automatizado
Comercio sin personal — venta y entrega de mercancía en un punto sin empleados. El cliente maneja los equipos por sí mismo, mientras el software controla la disponibilidad, el precio, el pago y la entrega.
Una taquilla de paquetería, una máquina expendedora y un micromercado son tres versiones de la misma tarea. La mecánica difiere: una casilla con cerradura electrónica, una espiral o un ascensor dentro de la máquina, estanterías y neveras abiertas. Los objetos de negocio son los mismos: producto, precio, existencias por punto, pedido, pago y evento del equipo.
Por eso los tres están en una misma página. El software para taquillas, vending y micromercados se construye con los mismos módulos; solo cambian los dispositivos conectados y el flujo de entrega.
De qué se compone el sistema
- Punto — una taquilla de paquetería, una máquina expendedora o un micromercado: los equipos que el cliente maneja por sí mismo
- Software en el dispositivo — elección del producto, aceptación del pago, apertura de la casilla y funcionamiento sin conexión
- Núcleo de datos — productos, precios, existencias por punto, pedidos, casillas y transacciones
- Capa de procesos — reservas, estados de las casillas, plazos de custodia, devoluciones, reposición y recaudación
- Telemetría — eventos de los equipos: cerraduras, sensores de puerta, sondas de temperatura, módulos de pago y conexión de red
- Panel de operaciones — el puesto de trabajo del operador de la red: puntos en el mapa, tareas, averías y existencias
- Capa de integración — intercambio de datos con tiendas en línea, servicios de entrega, CRM, ERP, almacén y servicios de pago
- Analítica — ventas por punto, rotación de existencias, tiempos de inactividad de los equipos e informes
Qué problemas resuelve el sistema
Seis motivos por los que las empresas implantan software para el comercio sin personal. Sin él, cada una de estas tareas exige un desplazamiento al punto, una hoja de cálculo y una llamada.
Un catálogo para toda la red
Productos, precios y planogramas se gestionan de forma centralizada y se distribuyen a todos los puntos. Una máquina en un aeropuerto y un micromercado en una oficina usan la misma fuente de datos y no archivos separados.
Venta sin personal en el punto
El cliente elige, paga y recoge la mercancía por sí mismo las veinticuatro horas. Se necesitan personas para la reposición, la recaudación y la resolución de averías, no para cada venta.
Existencias fiables
Las existencias bajan en el momento en que actúa el mecanismo de entrega o se abre una casilla. Las rutas de reposición se construyen con las existencias reales y no con las cifras de la semana pasada.
Precios bajo control
Los precios cambian por reglas para un punto, un grupo de puntos o según calendario. Recalcular una red de cien máquinas no exige desplazarse a cada dispositivo.
Conexión con la contabilidad
Ventas, pagos, reposiciones y bajas llegan al sistema contable sin volver a teclearlas. La conciliación deja de ser una tarea aparte a fin de mes.
Medición
El operador ve qué se vende en cada punto, qué casillas quedan vacías, cuánto tiempo estuvo un equipo fuera de servicio y por qué.
Taquillas de paquetería
casillas, códigos y entrega de pedidos
Una taquilla de paquetería — un armario con casillas de distintos tamaños del que el destinatario recoge su pedido sin personal. El software para taquillas de paquetería determina en qué casilla debe ir un envío, quién puede abrirla y con qué código y qué ocurre si el pedido no se recoge.
Una casilla no es simplemente una puerta, sino un objeto de negocio con estado e historial propios. Por eso una taquilla puede atender pedidos sucesivos y la disponibilidad de cada casilla se conoce antes de que llegue el mensajero.
Qué hace el software para taquillas de paquetería:
- Gestión de las casillas — un mapa de la taquilla con tamaños de casilla, ocupación y plazos de custodia; el sistema elige automáticamente una casilla que se ajuste al envío
- Estados de las casillas — libre, reservada, ocupada, pendiente de retirada, bloqueada o fuera de servicio. Cada transición se registra con hora y autor
- Entrega de pedidos — el destinatario introduce un código en la pantalla o lo muestra al lector; el sistema lo asocia al pedido y abre la puerta correcta
- Códigos QR — un código de un solo uso enviado por la aplicación, el correo o un mensaje; el terminal lo lee y lo anula en cuanto se abre la casilla
- Códigos PIN — la alternativa numérica cuando el lector no está disponible o la pantalla del teléfono no se ve, con caducidad y un número limitado de intentos
- Devolución de mercancía — el depósito inverso: el cliente crea una devolución, recibe un código, deja el artículo en una casilla libre y la taquilla registra el cierre de la puerta
- Plazo de custodia — una cuenta atrás con recordatorios; un pedido no recogido se marca para su devolución al remitente y la casilla vuelve a la circulación
Cómo llega un pedido a una casilla
El depósito por el mensajero es el mismo proceso de escaneo que la entrega: se lee la etiqueta del envío, la taquilla abre una casilla adecuada y el cierre de la puerta confirma el depósito. Desde ese momento responde del pedido la taquilla y no el mensajero.
El código de recogida pertenece al pedido, no a la persona. Se puede transferir a otro destinatario, revocar y volver a emitir. Cada transferencia de código queda en el historial del pedido con su hora y su vía de envío.
Excepciones
- Una casilla no se abre: el pedido pasa a una casilla libre y el destinatario recibe un código nuevo en el acto
- Una puerta queda abierta: la taquilla lo comunica de inmediato y bloquea la casilla hasta su revisión
- Un envío no cabe en la casilla elegida: el mensajero cambia el tamaño y el sistema recalcula la capacidad
- Un código agota los intentos: para emitir uno nuevo hace falta la confirmación del titular del pedido
- Vence el plazo de custodia: el pedido se marca para su retirada en lugar de quedarse indefinidamente en la taquilla
Taquillas de paquetería: terminales, integraciones y monitorización
Una taquilla atiende decenas de pedidos al día; una red, miles. La diferencia no está en la entrega en sí, sino en todo lo que la rodea: quién deposita los pedidos, quién mantiene las taquillas y de dónde llegan los pedidos.
Gestión de los terminales
Un registro de dispositivos guarda la dirección, la configuración de tamaños de casilla, el horario de acceso, la versión del software y el responsable del mantenimiento. Ajustes y actualizaciones llegan a los terminales de forma remota.
Integración con la tienda en línea
La tienda recibe la lista de taquillas con sus direcciones, horarios y límites de tamaño, transmite un pedido y obtiene los estados: depositado, recogido, plazo vencido o devuelto.
Integración con los servicios de entrega
El intercambio por API con los transportistas cubre la asignación de la taquilla, el número de envío, la confirmación del depósito, la retirada de pedidos no recogidos y la recogida de devoluciones en ruta.
Monitorización de los equipos
El sistema vigila cerraduras y sensores de puerta, el funcionamiento del lector y la pantalla, el módulo de pago, la alimentación y la conexión. Una casilla averiada se bloquea para nuevos depósitos en lugar de descubrirse al llegar.
Ocupación y capacidad
El operador ve cuántas casillas de cada tamaño están ocupadas ahora y cuántas lo estarán por la tarde según los plazos de custodia. El coordinador sabe qué taquilla ya no puede aceptar asignaciones de entrega.
Analítica
Rotación de las casillas, tiempo medio del depósito a la recogida, porcentaje de pedidos no recogidos, ocupación por hora y día de la semana y reparto por tamaño de casilla.
Terminal de pago
Un componente de la taquilla, no un dispositivo aparte: pantalla, lector de códigos, lector de tarjetas, módulo sin contacto y memoria fiscal. Acepta el pago de pedidos contra reembolso, de la custodia más allá del plazo incluido y de la mercancía que se paga al recogerla.
Pago sin efectivo y control de los pagos
Tarjetas, pago sin contacto, código QR y sistemas de pagos inmediatos, además del pago en la aplicación. Cada pago está vinculado al pedido y a la casilla; su estado —autorizado, cobrado o devuelto— se guarda junto al historial de la entrega y se concilia a diario con el registro del proveedor.
Protección frente al fraude y control de las transacciones
Los códigos de un solo uso tienen caducidad y un límite de intentos, y la reemisión de un código está limitada en frecuencia. El sistema comprueba que el pago corresponda a la apertura de la casilla. Las entradas erróneas repetidas, la apertura sin pago y la actividad inusual de un destinatario pasan a una cola de revisión.
El software de los terminales, el controlador de las cerraduras, el protocolo de comunicación con el servidor y el sistema de carga de la taquilla son obra propia de software e ingeniería. Por eso las casillas se pueden ajustar al punto y añadir nuevas formas de pago o flujos de entrega en el propio dispositivo, en lugar de depender de un módulo ajeno.
Vending
gestión de máquinas y ventas
Una máquina expendedora vende mercancía con un flujo corto: elección, pago y entrega. El software para máquinas expendedoras controla qué mercancía hay en la máquina, a qué precio y qué ocurre si fallan la mecánica de entrega o el pago.
La máquina trabaja de forma autónoma: la venta continúa sin conexión con el servidor y las transacciones se envían cuando la conexión vuelve. Por eso el software de vending intercambia eventos en lugar de ser un mando a distancia.
Qué hace el software de vending:
- Gestión de las máquinas — un registro de dispositivos con modelo, configuración, dirección y emplazamiento, horario de funcionamiento, responsable y condiciones de alquiler
- Catálogo de productos — un catálogo común de productos y un planograma: qué mercancía ocupa cada posición de casilla, espiral o ascensor en una máquina concreta
- Precios — por máquina, grupo de máquinas, emplazamiento o calendario; los cambios llegan al dispositivo y se aplican sin desplazamiento
- Existencias — un recuento por cada posición de la máquina: baja con la entrega, sube con la reposición y se comprueba durante el mantenimiento
- Ventas — cada transacción registra hora, producto, importe, forma de pago y resultado de la entrega, incluidos los fallos
- Pago sin efectivo — tarjetas bancarias, pago sin contacto, código QR y sistemas de pagos inmediatos; en el efectivo se añaden el cambio y las monedas disponibles
- Configuración remota — planogramas, precios, textos de la pantalla, modo de funcionamiento y versión del software se cambian desde el panel, sin acceso físico a la máquina
- Informes — ingresos y ventas por máquina, producto, día y forma de pago; actas de recaudación y conciliación con los datos bancarios
Cuando la mercancía no sale
Una entrega fallida es un evento normal y no una excepción: la espiral gira sin soltar el producto, el artículo se atasca o la posición está vacía. La máquina lo comunica de inmediato, el pago con tarjeta se revierte sin solicitud del cliente y la posición se marca para su revisión en la siguiente ruta.
Los planogramas se versionan. Un cambio de surtido en un emplazamiento crea una versión nueva con fecha de entrada en vigor en lugar de sobrescribir campos, de modo que las ventas antes y después del cambio siguen siendo comparables.
Qué se configura por emplazamiento
- Surtido y planograma según el público: oficina, estación, centro educativo o nave de producción
- Precios y promociones por calendario, como precios nocturnos o un descuento sobre mercancía próxima a caducar
- Horario de funcionamiento de la máquina y formas de pago disponibles
- Textos en pantalla e idioma de la interfaz
- Umbrales de existencias a partir de los cuales la máquina entra en una ruta de reposición
Vending: telemetría y estado de los equipos
Una máquina expendedora está sin personal, por eso cualquier avería significa parada hasta la siguiente visita. La telemetría acorta ese intervalo: el dispositivo comunica su estado por sí mismo.
Telemetría
La máquina transmite ventas, existencias por posición, errores de la mecánica, temperatura, estado del módulo de pago y eventos de apertura de la puerta. Los eventos se envían por lotes y no se pierden si se corta la conexión.
Estado de los equipos
En línea, en reposo, error de entrega, validador de billetes atascado, cambio insuficiente o fallo de refrigeración. Cada estado tiene su prioridad y su destinatario.
Avisos y tareas
Un evento se convierte en una tarea con responsable y plazo, no en un mensaje en un chat de grupo. Cerrar la tarea exige un registro en el punto y queda en el historial del dispositivo.
Protocolos de conexión
El módulo de telemetría se comunica con los controladores de la máquina por MDB y EVA-DTS. Un parque mixto se conecta a un solo panel sin sustituir los equipos existentes.
Actualizaciones del software
El software del dispositivo se actualiza de forma remota por grupos: primero unas pocas máquinas, después la red. Una actualización fallida vuelve a la versión anterior.
Analítica de las paradas
Porcentaje de tiempo en funcionamiento, número de averías por máquina, tiempo desde la avería hasta su reparación y ventas perdidas durante la parada.
Terminal de pago
El módulo de pago se conecta al controlador de la máquina por MDB y funciona como una unidad independiente: lector de tarjetas, módulo sin contacto, lector de QR, validadores de billetes y monedas con control del cambio y memoria fiscal. El terminal mantiene su propia cola de transacciones.
Pago sin efectivo y control de los pagos
Tarjetas, pago sin contacto, código QR y sistemas de pagos inmediatos. El importe se autoriza antes de que actúe la mecánica y se cobra tras confirmarse la entrega; cada transacción se coteja con el evento de entrega, mientras que el efectivo se concilia con las actas de recaudación y los contadores de la máquina.
Protección frente al fraude y control de las transacciones
El sistema detecta desajustes entre pago y entrega, transacciones repetidas con una tarjeta en poco tiempo, tasas anómalas de anulaciones y devoluciones, manipulaciones del armario y aperturas de puerta fuera de la ruta prevista. Las métricas se calculan por dispositivo, de modo que una máquina problemática destaca sobre la red.
El módulo de telemetría, los controladores para MDB y EVA-DTS, el software del dispositivo y la parte de pagos son obra propia de software e ingeniería. Un parque mixto se conecta a un solo panel sin sustituir los equipos, y la compatibilidad con un nuevo protocolo o forma de pago se añade dentro del módulo.
Micromercados
autoservicio sin cajero
Un micromercado — un pequeño punto de venta con estanterías y neveras abiertas en un entorno controlado: oficina, planta de producción, residencia o coworking. El cliente tiene acceso físico a la mercancía, no hay cajero y se paga en un terminal o en la aplicación.
La diferencia esencial con una máquina expendedora es que ninguna mecánica limita el acceso a la mercancía. Por eso en el software para micromercados lo central no es la entrega, sino el control de existencias y la conciliación: la diferencia entre las ventas y las existencias físicas es una métrica operativa del punto.
El control en un punto así se apoya en tres fuentes independientes: visión artificial sobre las estanterías, cerraduras electrónicas con registro de aperturas y el terminal de pago. Si los datos coinciden, todo es normal; una discrepancia es un evento operativo ligado a una sesión concreta de un cliente.
Qué hace el sistema:
- Autoservicio — el cliente coge la mercancía, escanea el código de barras en el terminal o con el teléfono y paga; el flujo es el mismo de día y de noche
- Pago sin cajero — tarjeta, pago sin contacto, código QR, pago en la aplicación, cuenta de empresa o límite de empleado en lugar de dinero propio
- Estanterías y neveras — equipos con control de temperatura y registro; superar un umbral queda registrado y el lote afectado se marca para revisión
- Control de mercancía — datos maestros, códigos de barras, lotes y fechas de caducidad; la mercancía caducada no se puede pagar
- Ventas — cada compra registra posiciones, importe, forma de pago y hora; el cliente recibe un ticket electrónico
- Existencias — las existencias teóricas del punto bajan con el pago y suben con la reposición, y el inventario establece las existencias físicas
- Controles de conciliación — la diferencia entre existencias teóricas y físicas se mide en cada inventario, por producto y por punto
- Visión artificial — cámaras sobre las estanterías y dentro de las neveras reconocen qué mercancía se ha retirado y cuál se ha devuelto al estante; cada retirada se coteja con las posiciones del ticket pagado de la sesión
- Cerraduras electrónicas — la puerta de una estantería o una nevera se abre solo tras identificar al cliente por tarjeta, código QR de la aplicación o acreditación de acceso al recinto. La cerradura la gobierna el controlador del punto; no hay llave en el lugar
Cómo se repone un punto
Reponer un micromercado genera un documento de entrada de mercancía y no consiste simplemente en llenar los estantes. Al colocar la mercancía se registran producto, lote y fecha de caducidad, por eso las existencias caducadas se dan de baja automáticamente.
El surtido se elige con los datos del punto. Un entorno controlado tiene un público estable, y una posición sin ventas durante dos semanas ocupa un sitio que podría usar una mercancía de mayor rotación.
Control de las sesiones y protección frente al fraude
- Control de apertura y cierre — cada apertura registra hora, cliente y duración; una puerta sin cerrar, una apertura fuera de sesión o un tiempo abierto excesivo son eventos propios y generan un aviso
- Atribución de las acciones al usuario — una sesión vincula a un cliente concreto con la apertura de la puerta, la mercancía retirada y devuelta y el resultado del pago, de modo que una disputa se aclara desde el registro de eventos
- Detección de mercancía no pagada — la mercancía retirada sin pago se cierra como discrepancia de la sesión: en un entorno corporativo el importe se carga a la cuenta del cliente; en un entorno abierto el evento pasa a una cola de revisión con un fragmento de vídeo
- Controles antifraude — límites por sesión y por cliente, indicios de prueba de tarjetas, aperturas repetidas sin compra, tasas anómalas de discrepancias por punto y por cuenta, listas de bloqueo y retirada temporal del acceso
Qué se mide en un punto
- Ingresos y número de compras por emplazamiento y por empleado dado de alta
- Diferencia entre existencias teóricas y físicas, en valor y en unidades
- Bajas por caducidad como porcentaje de las compras
- Tiempo que una posición permanece en el estante hasta venderse
- Porcentaje de compras pagadas con un límite de empresa
- Porcentaje de sesiones en que la mercancía retirada no coincide con la pagada
- Aperturas de puerta sin compra, por punto y por cliente
Micromercados: varios puntos e integraciones
Un punto aislado se puede llevar con una hoja de cálculo. Una red necesita datos maestros comunes, precios comunes y un solo lugar donde se vean todas las discrepancias.
Gestión de varios puntos
Cada punto es un registro con dirección, equipos, surtido, precios y calendario de reposición propios. Los cambios se aplican a un punto, a un grupo o a toda la red.
Permisos y roles
Operadores de la red, reponedores de ruta, contabilidad y representantes del recinto ven secciones distintas. Las bajas y las correcciones de existencias exigen permisos aparte.
Integración con CRM
Clientes del entorno controlado, límites de empresa, solicitudes de soporte y comentarios sobre el surtido. Los segmentos alimentan precios y ofertas personales.
Integración con ERP
Datos maestros, precios de compra, documentos de venta y liquidación con recintos y proveedores. Los datos maestros los lleva el sistema contable, no el punto.
Integración con el almacén
Solicitudes de reposición, envío a ruta y recepción de devoluciones y mercancía caducada. Las existencias del punto y las del almacén se llevan en un solo sistema.
Servicios de pago
Conexión de proveedores, generación del ticket fiscal, devoluciones por compras fallidas y conciliación diaria con los datos del proveedor y el extracto bancario.
Terminal de pago
La estación de autoservicio del punto incluye lector de códigos de barras, pantalla, lector de tarjetas, módulo sin contacto, memoria fiscal y, para la mercancía a peso, un módulo de balanza. En el terminal una compra pasa a estar pagada, por eso su estado se vigila igual que el de los equipos de frío.
Pago sin efectivo y control de los pagos
Tarjetas, pago sin contacto, código QR, pago en la aplicación, cuentas de empresa y límites de empleado. Cada compra se guarda con las posiciones del ticket, el punto y la hora, y la conciliación diaria cruza las transacciones del proveedor, los documentos fiscales y las bajas de existencias.
Protección frente al fraude y control de las transacciones
La visión artificial y las cerraduras electrónicas registran lo que sale del punto; el sistema de pagos registra lo que se ha pagado. El control se centra en las discrepancias entre ambos flujos: la mercancía no pagada, el comportamiento anómalo de una cuenta y las tasas elevadas de bajas en un punto se aclaran a través del evento de apertura.
El software de los terminales y de los puntos, los controladores de las cerraduras electrónicas, el procesamiento del vídeo y las reglas antifraude son obra propia de software e ingeniería. Por eso los equipos se pueden elegir según el local y el surtido: una estantería abierta, una nevera cerrada o un armario con control de acceso funcionan todos dentro del mismo control de existencias.
Ecosistema de la solución
Una taquilla de paquetería, una máquina expendedora y un micromercado son puntos dentro de un mismo sistema y no tres productos distintos. Para todos rige el mismo conjunto de componentes: equipos y software en el punto, terminal de pago, plataforma de servidor, panel de administración, aplicaciones para clientes y personal, analítica, informes, protección frente al fraude y logística integrada. A continuación se describe cada componente con su función.
Equipos y software en el punto
Un punto combina los equipos con el software del dispositivo: controlador de la cerradura o de la mecánica de entrega, lector, pantalla, módulo de pago, sensores de puerta y de temperatura. Funciona de forma autónoma y sigue atendiendo a los clientes si se pierde la conexión con el servidor.
Equipos
Armarios de taquillas con casillas de distintos tamaños, máquinas expendedoras con espirales y ascensores, estanterías y neveras de micromercados, cerraduras electrónicas, lectores, balanzas y cámaras de visión artificial. Cada equipo tiene una ficha en el registro con su configuración e historial de mantenimiento.
Terminales de pago
Aceptación del pago en los tres tipos de punto: lector de tarjetas y módulo sin contacto, teclado PIN, lector de QR y memoria fiscal; en las máquinas expendedoras se añaden validadores de billetes y monedas. El terminal mantiene su propia cola de transacciones, por eso el pago sigue funcionando si se corta la conexión.
Plataforma de servidor
Recepción de los eventos de los puntos, núcleo de datos operativos, colas de mensajes y planificadores de tareas e informes. Escala con el número de puntos e incluye registros inmutables de las transacciones y copias de seguridad con pruebas de restauración programadas.
Panel de administración
El puesto de trabajo del operador de la red: puntos en el mapa, estado de los equipos, existencias, precios y planogramas, tareas y averías, roles y permisos y un registro de las acciones de los empleados y de las aperturas de servicio.
Sistema de gestión de dispositivos
Registro de dispositivos y claves, configuración remota, actualizaciones por etapas con retroceso, reinicio de componentes y retirada de accesos. El estado y la versión de cada dispositivo se conocen de forma centralizada.
Núcleo de datos operativos
Productos y códigos de barras, lotes y fechas de caducidad, precios y reglas de precios, existencias por punto y casilla, pedidos, ventas y transacciones. Una sola fuente de datos para toda la red, sea cual sea el tipo de equipo.
Telemetría y monitorización
Un flujo de eventos desde todos los puntos: ventas y entregas, errores de la mecánica, aperturas de puerta, temperatura de las estanterías, estado del módulo de pago y conexión. Durante una caída, los eventos se acumulan en el dispositivo y se envían por lotes; cualquier estado anómalo se convierte en una tarea con responsable y plazo y no en una línea de un registro.
Aplicación móvil para clientes
Mapa de puntos y horarios, códigos de recogida, pago y límite de empresa, historial de compras y tickets electrónicos, creación de una devolución y avisos de pedidos disponibles y de plazos de custodia.
Aplicación para operadores y personal de campo
Ruta del turno, reposición por escaneo, inventarios, recaudación, bajas con motivo y fotografía y cierre de tareas técnicas. Funciona sin conexión: las operaciones se acumulan localmente y salen cuando vuelve la conexión.
Analítica
Ventas, margen, rotación, tiempos de inactividad, pérdidas y demanda no atendida por periodo, punto, emplazamiento, tipo de equipo, producto, categoría, forma de pago y responsable de la ruta.
Informes
Informes y exportaciones según calendario: ingresos por punto y persona jurídica, actas de recaudación, documentos de baja, conciliación con proveedores de pago y bancos y datos para el sistema contable. El calendario y los destinatarios son configurables.
Sistema de protección frente al fraude
Reglas y límites de las transacciones, indicios de comportamiento, cotejo de los eventos de pago con la entrega o la apertura de la puerta, listas de bloqueo y una cola de operaciones sospechosas para su revisión manual a nivel de sesión.
API e integraciones
Una API documentada, webhooks y colas de mensajes para tiendas en línea, servicios de entrega, CRM, ERP, almacén, sistemas fiscales en línea y servicios de pago. Versionado de los formatos, idempotencia en el receptor y registro del intercambio.
Sistema de logística integrado
Reparto de la mercancía entre los puntos, gestión de rutas, control de existencias, planificación de la reposición y gestión centralizada de la red, en el mismo sistema que registra las ventas y no en una hoja de cálculo aparte.
En esta arquitectura el terminal de pago no es un accesorio, sino un componente central: cierra la venta en los tres tipos de punto y es el único lugar donde una compra pasa a estar pagada. El software del terminal, el protocolo de comunicación con el servidor, las interfaces con los controladores de los equipos y el kit de instalación son obra propia de software e ingeniería, por eso las formas de pago, las reglas de autorización y el comportamiento sin conexión se ajustan a la red.
Sistema integrado
de logística
La logística en el comercio sin personal — el movimiento de la mercancía entre un almacén y decenas de puntos que venden a ritmos distintos. El módulo está integrado en el sistema que registra ventas y existencias, por eso las decisiones se toman con los datos de los puntos y no con el archivo aparte de un logista.
Qué cubre el módulo:
- Reparto de la mercancía entre los puntos — qué y cuánto llevar se calcula a partir de la velocidad de venta del producto en ese punto, las existencias actuales, la capacidad de la casilla o del estante y las fechas de caducidad de los lotes. Un producto de alta rotación no se envía a un punto donde se quedará un mes
- Gestión de rutas — los puntos se agrupan en rutas por existencias, averías y plazos, teniendo en cuenta la zona, las franjas de acceso a los recintos, la capacidad de carga del vehículo y la jornada del responsable. Las rutas se asignan a los empleados y pueden cambiar durante el turno
- Control de existencias — las existencias teóricas por punto y posición se actualizan con cada venta y cada reposición, y el inventario en ruta establece las físicas; las discrepancias se registran en el sitio con su motivo y pasan al informe de pérdidas
- Planificación de la reposición — previsiones a partir del historial de ventas de cada punto, el umbral de existencias que lo incorpora a la siguiente ruta y la fecha prevista en que se agotará la mercancía. La solicitud al almacén nace antes de que el estante quede vacío
- Gestión centralizada de la red — almacén, rutas, personal de campo, puntos y existencias en un solo sistema: la mercancía que sale a una ruta queda asignada al empleado, las devoluciones y la mercancía caducada vuelven mediante documentos y el trabajo no realizado pasa a la siguiente ruta
Cómo se construye una ruta
Una ruta es una lista de tareas del turno, no un horario rígido. Incluye los puntos por debajo del umbral de existencias, los puntos con averías abiertas, los puntos con lotes próximos a caducar y las visitas programadas que exigen los acuerdos con el recinto. El orden de las paradas tiene en cuenta la geografía y las franjas de acceso: una visita al almacén a las 6 de la mañana y un centro de negocios que abre a las 9 no caben en el mismo bloque horario.
La carga se calcula antes de salir, de modo que el empleado recibe exactamente lo asignado a los puntos de la ruta. La mercancía que sobra al terminar el turno es un objeto de negocio igual que las existencias de un punto: vuelve al almacén mediante un documento o pasa a la siguiente ruta.
Qué mide la logística
- Puntos por ruta y tiempo real por punto
- Porcentaje de mercancía que se agotó antes de la reposición prevista
- Coste logístico por punto y por posición vendida
- Devoluciones y bajas como porcentaje de la mercancía enviada a la ruta
- Acierto de la previsión de reposición: consumo previsto frente al real
Cómo funcionan los pagos
Un punto no guarda datos de tarjetas ni realiza el pago por sí mismo: transmite la operación a un módulo de pago o a un proveedor, recibe el resultado y lo vincula a la venta. Todo lo demás es la gestión del ciclo de vida del pago en un entorno sin personal.
| Punto | Operación | Importe | Estado |
|---|---|---|---|
| Máquina A-207 | Bloqueo antes de la entrega | 145 | Autorizada |
| Máquina A-112 | Cobrado tras la entrega | 210 | Completado |
| Máquina A-118 | La espiral no funcionó | 160 | Bloqueo liberado |
| Taquilla P-14 | Pago en la recogida | 1 280 | Completado |
| Micromercado CN-3 | Límite de empresa | 320 | Completado |
| Taquilla P-31 | Custodia prolongada | 150 | Reintento |
La mecánica falló, por eso el bloqueo se liberó sin operación de devolución y la posición se marcó para su revisión en la siguiente ruta. Repetir el evento con la misma clave de operación no crea un segundo registro.
1 240operaciones de la red
99,1%entregas correctas
11bloqueos liberados
0discrepancias
Se concilian tres fuentes: las transacciones del proveedor, los documentos fiscales y los eventos de entrega de los equipos. El efectivo de las máquinas expendedoras se concilia aparte, con las actas de recaudación y los contadores de los dispositivos.
Formas de pago
Tarjetas bancarias y pago sin contacto en el terminal, código QR y sistemas de pagos inmediatos, pago en la aplicación, límites de empresa para empleados y efectivo con cambio en las máquinas expendedoras.
Bloqueo de autorización antes de la entrega
El importe se bloquea antes de que actúe la mecánica y se cobra tras confirmarse la entrega. Si la mercancía no sale, el bloqueo se libera sin operación de devolución.
Funcionamiento sin conexión
En modo sin conexión el pago se acepta según las reglas del módulo de pago y la transacción se envía cuando vuelve la conexión. Una caída de la red no detiene las ventas.
Idempotencia
Reenviar una operación no crea un segundo pago ni descuenta las existencias dos veces. Servidor y proveedor reconocen los duplicados por la clave de la operación.
Ticket fiscal
Tras el pago se genera un ticket fiscal y se envía al cliente por correo o mensaje. Si la entrega no llega a producirse, se genera un ticket de devolución por la mercancía no recibida.
Conciliación y recaudación
Cotejo diario de las transacciones con los datos del proveedor y el extracto bancario, un acta de efectivo por cada máquina y una lista aparte de discrepancias para su revisión.
El terminal de pago es común a los tres tipos de punto y uno de los componentes centrales del sistema. Por él pasan los ingresos de la red, y su avería detiene la venta aunque el resto de los equipos funcione. Por eso el terminal está dado de alta como el propio punto: su versión de software, las formas de pago disponibles, el estado de la memoria fiscal y el resultado de la última conciliación se ven en el panel de administración.
Cómo se calculan
las existencias por punto
Existencias disponibles en el comercio sin personal está ligado a un lugar y no a un almacén: una posición de la máquina, una balda del estante o una zona de la nevera. La misma mercancía en dos puntos de la red tiene dos existencias independientes y dos velocidades de venta distintas.
Existencias teóricas = colocado en la reposición − vendido − dado de baja (caducidad, daño o entrega fallida). El inventario en ruta establece las existencias físicas, y la diferencia entre ambas es una métrica medible del punto.
Formas de intercambio de datos:
- Eventos de los dispositivos — ventas, entregas, errores y aperturas de puerta llegan al servidor en el momento en que ocurren
- Cola local — durante una caída de la red los eventos se acumulan en el dispositivo y salen después por lotes, de modo que nada se pierde
- Clave de operación — repetir un evento no descuenta las existencias por segunda vez
- Reposición documentada — mercancía, lotes y fechas de caducidad se registran al colocar y no se reconstruyen después
- Inventario en ruta — casillas y estantes se cuentan con el teléfono y cada discrepancia se registra en el sitio con su motivo
Qué aporta un registro exacto de existencias
- Las rutas de reposición se basan en el consumo real y no en el calendario
- Un producto de alta rotación no se agota el día antes de la visita prevista
- La mercancía caducada se da de baja por fecha de lote en lugar de descubrirla el cliente
- El departamento de compras ve la velocidad real de venta de cada punto por separado
- El surtido de cada punto se revisa con datos y no con la intuición del operador
- Las pérdidas se miden por importe y por producto y no como un faltante general
Causas habituales de las discrepancias
- La reposición se registró por el plan y no por la mercancía realmente colocada
- Una entrega fallida sin su correspondiente devolución y baja de existencias
- Un planograma que no coincide con la ocupación real de las espirales
- Mercancía retirada para degustación o revisión sin una baja aparte
- Un inventario en el que se omitió parte de las zonas del punto
Cómo funciona
la explotación de la red
Los equipos están en edificios y barrios distintos y los mantienen varios empleados en desplazamiento. La explotación no es «pasar por los puntos», sino una cola de tareas con responsables, plazos y confirmación en el sitio.
El operador de la red trabaja en el panel de operaciones: puntos en el mapa, estado de los equipos, existencias, averías y tareas del turno. Reponedores y técnicos trabajan en una aplicación del teléfono, con los mismos objetos pero solo de su ruta.
Qué ocurre durante un turno:
- Las rutas se construyen con las existencias reales, las fechas de caducidad y las averías abiertas y no con un plan fijo de visitas
- La carga de la ruta se registra como salida del almacén: cada posición entregada al empleado queda asignada a él
- La reposición se confirma escaneando mercancía, punto, casilla o zona, con hora y empleado
- Los inventarios se hacen en el sitio y las discrepancias se registran al instante con su motivo, no se recopilan al final del día
- La mercancía caducada y dañada se da de baja con motivo y fotografía y se recoge en el viaje de vuelta
- El efectivo de las máquinas se recauda contra acta y se coteja con las transacciones de los dispositivos
- Una tarea técnica se cierra registrando en el sitio la avería, el trabajo realizado y el estado actual del equipo
- Las existencias no repuestas y las averías no resueltas pasan automáticamente a la siguiente ruta
Cómo está construida la aplicación de ruta
- Una pantalla, una tarea: punto, tarea, campo de escaneo y confirmación; informes y catálogos quedan en el panel de operaciones
- Funcionamiento sin conexión — las operaciones entran en una cola local y llegan al servidor cuando vuelve la conexión, porque en aparcamientos subterráneos y naves de producción a menudo no la hay
- Comprobación inmediata — una mercancía o un punto equivocados bloquean el paso, de modo que el error se corrige al instante y no en el siguiente inventario
- Clave de operación — un reenvío no crea una segunda reposición ni descuenta las existencias dos veces
Métricas que conviene seguir
- Porcentaje de tiempo en que un punto estuvo disponible para la venta
- Puntos por ruta y tiempo por punto
- Porcentaje de mercancía que se agotó antes de la reposición prevista
- Tiempo desde la avería hasta la reanudación del servicio
- Discrepancia del inventario en importe y en unidades
Casillas y entrega
Mercancía y ventas
Pagos
Telemetría y analítica
Cómo se realizan
las integraciones
Integración — un intercambio de datos acordado con un sistema externo: qué se transmite, en qué formato, con qué frecuencia, de quién son los datos y qué ocurre cuando algo falla.
La decisión clave es la propiedad de los datos. Los datos maestros y los precios de compra vienen del ERP, los clientes y segmentos del CRM, las existencias del almacén del sistema de almacén, mientras que las ventas y los eventos de los equipos nacen en cada punto. Permitir que el mismo campo se edite en dos sistemas genera discrepancias permanentes, por eso se evita.
Sistemas que se conectan con más frecuencia:
- Tiendas en línea — pedidos para su recogida en la taquilla, direcciones y ocupación de las taquillas y estados de la entrega
- Servicios de entrega — asignación del punto de recogida, envíos, depósitos y retirada de pedidos no recogidos
- CRM — clientes, solicitudes de soporte, segmentos, límites de empresa y precios personales
- ERP y sistema contable — datos maestros, precios, documentos de venta y liquidación con los recintos
- Almacén — solicitudes de reposición, envío a las rutas, devoluciones y bajas
- Servicios de pago — autorización, cargo, devolución y datos de las transacciones para la conciliación
- Sistemas fiscales en línea — tickets fiscales de venta y devolución y control de los documentos no enviados
- Módulos de telemetría — MDB, EVA-DTS y protocolos de los fabricantes de los equipos
Cómo funciona el intercambio de datos
El intercambio es asíncrono: una venta en un punto no espera a un sistema externo. El mensaje entra en una cola, se repite a intervalos crecientes tras un fallo y pasa a una cola de revisión si todos los intentos fracasan.
Cada mensaje se guarda con su contenido, hora, resultado y número de intentos, por eso el análisis de un incidente se apoya en el registro del intercambio y no en la memoria.
Qué se comprueba antes del arranque
- Idempotencia en el receptor: un mensaje repetido no crea un segundo registro
- Versionado de la API: un cambio de formato aparece como versión nueva mientras la anterior sigue funcionando
- Resolución de conflictos: qué valor de qué sistema prevalece cuando los datos divergen
- Límites de los sistemas externos: cuántas peticiones por minuto soportan el ERP y el sistema de almacén
- Conciliación periódica de las cifras principales: ventas, importes de pago y existencias
Qué datos
hay en la analítica
La analítica usa los datos propios de ventas y de equipos y no contadores externos. Un contador conoce las visitas; el sistema conoce los ingresos, la mercancía, las paradas y las pérdidas.
Los informes se pueden desglosar por periodo, punto, emplazamiento, tipo de equipo, producto, categoría, forma de pago y responsable de la ruta. Cada métrica está disponible en cada dimensión y se puede exportar a un archivo o a un almacén de datos.
Ventas e ingresos
- Ingresos y número de ventas por punto, emplazamiento y red
- Importe medio de compra y reparto de las formas de pago
- Margen de la mercancía teniendo en cuenta el precio de compra y la logística de ruta
- Porcentaje de pagos fallidos y de devoluciones
Productos y existencias
- Ranking de ventas por punto y mercancía sin ventas
- Rotación de existencias y días de cobertura hasta la reposición
- Ventas perdidas: intentos de elegir una mercancía inexistente
- Bajas por caducidad, daño y discrepancias de inventario
Equipos y puntos
- Disponibilidad de los equipos y duración de las paradas
- Averías por tipo: mecánica, pago, conexión y temperatura
- Ocupación por hora y día de la semana y estacionalidad de los emplazamientos
- Rotación de las casillas de las taquillas y porcentaje de pedidos no recogidos
Cómo se garantiza la seguridad
Los equipos están en lugares públicos y funcionan sin vigilancia. Por eso la seguridad se apoya en tres principios: los datos de pago no entran en el sistema, cada dispositivo acredita su identidad y toda acción que afecte al dinero o a las casillas deja rastro.
Datos de pago
La tarjeta la lee un módulo de pago certificado y el número de tarjeta no entra en el sistema. Para los cargos recurrentes y los límites de empresa sirve un token, no los datos guardados de la tarjeta.
Identidad de los dispositivos
Cada punto se comunica con el servidor por un canal cifrado y con su propia clave. Revocar una clave desconecta ese dispositivo sin afectar al resto de la red.
Códigos de recogida
Los códigos QR y PIN son de un solo uso, con vida limitada y un número limitado de intentos. Un código ya utilizado no vuelve a abrir una casilla.
Permisos de acceso
El acceso por roles significa que un reponedor no cambia precios y un técnico no ve los ingresos. Abrir una casilla con acceso de servicio exige un permiso aparte y un motivo indicado.
Registro de cambios
El registro guarda quién abrió una casilla, cambió un planograma, dio de baja mercancía o realizó una recaudación. Los registros son inmutables y se guardan aparte de los datos operativos.
Datos personales
El sistema guarda solo los datos necesarios del destinatario, con plazos de conservación, borrado a petición y consentimiento fechado para el tratamiento y los avisos, con indicación de su origen.
La recuperación es una disciplina aparte. Una copia de seguridad no vale nada mientras no se haya probado la restauración: el despliegue de prueba se hace según calendario y no por primera vez durante un incidente.
Módulos del sistema
El sistema se compone de módulos: cada uno responde de un conjunto definido de datos y operaciones y las conexiones entre ellos están descritas de forma explícita. La implantación es por etapas: primero puntos, mercancía y pagos, después telemetría, rutas y analítica.
Registro de puntos y equipos
Taquillas de paquetería, máquinas expendedoras y micromercados: dirección, emplazamiento, configuración, horario, versión del software, responsable y condiciones de alquiler.
Gestión de las casillas
Mapa de la taquilla por tamaño de casilla, elección automática del tamaño, estados y plazos de custodia, bloqueo de casillas averiadas y registro de aperturas.
Entrega de pedidos
Depósito por el mensajero, códigos QR y PIN, reemisión y revocación de un código, confirmación de la entrega y retirada de pedidos no recogidos.
Devoluciones por casilla
Solicitud de devolución, código de depósito inverso, confirmación por cierre de la puerta, recepción en el almacén y reembolso al cliente.
Catálogo y planograma
Datos maestros comunes, códigos de barras, asignación de una mercancía a casilla, espiral o zona de estantería y planogramas versionados con fecha de entrada en vigor.
Gestión de precios
Precios por punto, grupo de puntos y calendario, condiciones de empresa y personales, redondeo, impuestos e historial de cambios.
Ventas y transacciones
Una lista de ventas de todos los puntos, resultado de la entrega, operaciones fallidas, tickets, anulaciones y devoluciones.
Pagos
Conexión de proveedores y módulos de pago, autorización y cargo, pago sin efectivo y efectivo, devoluciones y conciliación.
Ticket fiscal
Tickets de venta y de devolución, intercambio con la caja en línea, entrega del ticket al cliente y control de los documentos no enviados.
Existencias y reposición
Existencias por casilla y zona, lotes y fechas de caducidad, solicitudes de reposición, envío a ruta, bajas y mercancía caducada.
Inventario
Inventarios con el teléfono en cada punto, discrepancias con motivos, historial de recuentos y pérdidas por importe, punto y producto.
Rutas y tareas
Construcción de las rutas a partir de existencias y averías, asignación a empleados, confirmación de las operaciones por escaneo y traspaso del trabajo pendiente.
Recaudación
Actas por máquina, cotejo del efectivo con las transacciones de los dispositivos, existencias de monedas y entrega de los ingresos a caja.
Telemetría
Recepción de los eventos de los equipos, colas sin conexión, protocolos MDB y EVA-DTS e historial de estados de los dispositivos.
Monitorización y averías
Estado de los puntos en tiempo real, umbrales y avisos, tareas de reparación y tiempo hasta la reanudación del servicio.
Gestión remota
Cambio de precios, planogramas, textos de pantalla y modo de funcionamiento y despliegue por etapas del software del dispositivo con retroceso.
Control de temperatura
Registros de temperatura de las estanterías refrigeradas, umbrales y avisos y marcas de revisión de los lotes tras una desviación.
Clientes y límites
Cuentas, facturación de empresa y límites de empleado, aplicación para clientes, historial de compras y tickets electrónicos.
Avisos
Códigos de recogida, recordatorios de plazos de custodia, tickets y estados de devolución por correo, SMS y mensajería, con registro de entrega.
Analítica e informes
Ventas, margen, rotación, paradas, pérdidas y demanda no atendida en dimensiones propias, exportación y almacenes de datos.
Integraciones y API
Intercambio con tiendas en línea, servicios de entrega, CRM, ERP, almacén y servicios fiscales y de pago. API, webhooks y colas.
Permisos y auditoría
Roles y permisos por sección y operación, autenticación en dos factores y registros de las acciones de los empleados y de las aperturas de servicio.
Varios modelos de funcionamiento
Taquillas de paquetería, máquinas expendedoras y micromercados en un solo sistema, con varias personas jurídicas y emplazamientos, regiones, monedas e idiomas de la interfaz del dispositivo.
Aplicaciones de campo
Software del dispositivo, aplicación para reponedores y técnicos y panel de operaciones del operador de la red, todo sobre un mismo núcleo de datos.
Orden de implantación
El sistema completo no se lanza en una sola entrega. El orden siguiente se deriva de las dependencias: cada paso se apoya en los datos que generó el anterior.
Auditoría y modelo de datos
Parque de equipos, protocolos de conexión y procesos actuales de reposición y contabilidad. El resultado es un modelo de entidades y un mapa de integraciones.
Puntos y mercancía
Registro de dispositivos, datos maestros, planogramas, precios y existencias. Un piloto en varios puntos comprueba el sistema con datos reales.
Pagos y entrega
Módulos de pago, tickets fiscales, códigos de recogida y devoluciones. Arranque en parte de la red con conciliación diaria de las transacciones.
Ampliación
Telemetría, rutas e inventarios, conexión de la contabilidad y analítica. Cada bloque es una entrega aparte con resultado medido.
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